ولضمان أفضل الممارسات في المجال القانوني فقد التزمت الشركة بتطبيق منهجيات إدارة المشاريع القانونية LEGAL PROJECT MANAGEMENT (LPM) في كافة أعمالها وممارستها؛ حيث بادرنا بتأسيس مكتب إدارة مشاريع نوعي Project management office (PMO) متخصص بإدارة المشاريع والاستشارات القانونية وفق معايير معهد إدارة المشاريع الإحترافية PMI ؛ وذلك لضمان تحقيق مشاريعنا للنتائج المتوقعة..
كما أننا نتبنى في شركة د.فهد الرفاعي وشركاؤه للمحاماة والاستشارات القانونية منهجية إطار العمل للنموذج المرجعي للكفاءات الأساسية 12 CLOC لإدارة العمليات القانونية في المنظمات The CLOC 12 Core Competencies Reference Model وقد قمنا بالتطوير ليتواكب مع بيئة العمل في الوطن العربي بشكل عام وفي المملكة العربية السعودية بشكل خاص، وتم تدريب وتأهيل منسوبينا على أفضل الممارسات التطبيقة له
وقد قمنا في شركة د.فهد الرفاعي وشركاؤه للمحاماة والاستشارات القانونية بتطوير إطار عمل إدارة المشاريع القانونية Legal Project Management (LPM) FRAMEWORK وفق معايير CLOC لإدارة (قضية / استشارة ) قانونية ما. ليتوافق مع طبيعة متطلبات العمل في الشركة، وطورنا معايير مرجعية خاصة تساعدنا على التميز في تقديم الخدمات القانونية والاستشارات بفاعلية وكفاءة عالية
وقد قمنا في شركة د.فهد الرفاعي وشركاؤه للمحاماة والاستشارات القانونية بتطوير مجموعة عمليات دورة حياة إدارة المشاريع القانوينة Project Life Cycle Process Groups ؛وذلك لضمان جودة العمل القانوني Quality legal work وتحقيق أفضل معايير نتائج الأعمال Business results لمشاريعنا القانونية ، لتشمل المراحل التالية:
المرحلة الأولى : مرحلة الاستيعاب Intake ، ويشمل العمليات التالية :
- أمر تشغيل ( قضية / استشارة )جديدة
- تعيين محامي أساسي
- تحديد الموارد التي قد تشمل الاستعانة بمستشار (داخلي / خارجي)
المرحلة الثانية : مرحل التخطيط Planning ، ، ويشمل العمليات التالية :
- الوصول إلى اتفاق بناءً على متطلبات العميل
- التحقق من النطاق والتوقيت والأهداف وأصحاب المصلحة
- إجراء تحليل للتكاليف والعائد على استخدام الموارد والاستثمار
- إذا لزم الأمر ، حدد المستشار الخارجي
- تسليم المبادئ التوجيهية
- تحديد الرسوم والميزانية
المرحلة الثالثة: مرحلة التنفيذ Execution
- تسليم المشروع
- قبول التسليم
- الجهد الفعلي وبيانات الإنجاز
- طلبات التغيير
- المشاكل
المرحلة الرابعة : مرحلة الرقابة controlling
- مراقبة الإنفاق ومدى تحقيق النتائج المرجوة
- التقييم المستمر لملف المخاطر وتنفيذ الإستراتيجية
- مراقبة وإدارة استخدام الموارد ، بما في ذلك الميزانية والفريق
- مراقبة وإدارة النطاق والجدول الزمني
- مراقبة المهام والمخرجات والنتائج
المرحلة الخامسة : مرحلة المراجعة Review
- استخلاص الدروس المستفادة
- ما الذي لم ينجح وما لم ينجح؟
- ما الذي يجب تغييره (طلبات التغيير)؟
- ما يجب الاحتفاظ به أو استخدامه في الخدمات والعمليات والمشاريع الأخرى.
- تحديد أفضل طريقة لنشر المعرفة ولمن؟
ومن أجل بناء فرق عمل قانونية Team Building تعمل بكفاءة وفاعلية، فقد تم اعتماد منهجية نموذج تعيين المسؤولية RASCI– Responsibility Assignment Template لتحديد أدوار فريق العمل في المشروع القانوني وقد شملت أدوار RASCI ما يلي :
- المسؤولية (مدير المشروع وفريقه) Responsible
- المسؤول (مدير البرنامج) Accountable
- الداعم (الإدارة التنفيذية) Supportive
- المشورة (المستشار القانوني) Consulted
- الاطلاع (الإحاطة) Informed
وقد تم تطوير أدوات التحليل القانوني Legal Analysis في طريقة تحليل القضايا والتعامل معها وعقد ورش عمل تدريبية لفرق العمل في الشركة في كيفية استخدام أدوات التحليل القانوني Legal Analysis التالية:
- طريقة تلخيص القضايا IRAC
- الخرائط الذهنية Mind Map
- تحليل السبب الجذري Root Cause Analysis
- عظمة السمكة Fishbone analysis
- جدول السبب والنتيجة Cause and Effect
- تحليل البيئة SWOT Analysis
- أسئلة التحليل الخمسة 5 why analysis
وقمنا بتحليل لجدارات Competencies العمل في مجال المحاماة والاستشارات القانونية وبناء مصفوفة خاصة بالعمليات القانونية في شركة د.فهد الرفاعي وشركاؤه للمحاماة والاستشارات القانونية ، وتطوير نماذج العمل الخاصة بها وتشمل هذه الجدارات ما يلي :
- حزمة الجدارات القانونية ، وتشمل الأنشطة والمهارات التالية :
- كتابة صحائف دعاوي
- كتابة مذكرات جوابية
- كتابة التماس على حكم
- كتابة اعتراض على حكم
- الاطلاع على مستجدات النظام
- مهارة تكييف الواقعة
- مهارة الترافع أمام الدائرة القضائية و شبه القضائية
- مهارة تقوية الأسانيد في الدعوى
- مهارة كتابة استشارة قانونية
- مهارة صياغة العقود
- ربط وقائع الدعاوى بالقرآن والسنة
- مهارة تدقيق العقود
- مهارة دراسة القضية
- البحث القانوني
- الإجراءات القانونية والقضائية
- تقديم الحلول والآراء المبتكرة
- القدرة على التحليل والاستنباط
- حزمة الجدارات الإدارية، وتشمل الأنشطة والمهارات التالية :
- مهارات التحليل والتشخيص
- مهارات استخدام أدوات التحليل
- مهارات التخطيط
- مهارات التنظيم الإداري
- مهارات القيادة الموقفة
- مهارة إدارة المشاريع
- مهارات بناء وإعداد التقارير الإدارية والقانونية
- مهارات التعامل مع فرق العمل
- مهارات إدارة الاجتماعات الفعالة
- مهارات تقييم وإدارة الأداء
- مهارات دراسات الجدوى
- مهارات التفاوض والإقناع
- مهارات التسويق
- مهارت خمة العملاء والتواصل معهم
- مهارات إدارة البيانات والمعلومات
- مهارات الإبداع في حل المشكلات
- حزمة الجدارات التقنية
- التعامل مع ميكروسوفت وورد
- التعامل مع ميكروسوفت بوربوينت
- التعامل مع ميكروسوفت أكسل
- التعامل مع البريد الإلكتروني
- التعامل تقويم قوقل
- التعامل مع نظام ERP للشركة
- التعامل مع موقع معين (ديوان المظالم)
- التعامل مع منصة ناجز
- التعامل مع قوقل درايف
- التعامل مع ZOOM والتميز
- التعامل مع مواقع التواصل
- سرعة الطباعة باللمس
- التعامل مع موقع لجان الإفلاس
- مهارات تحويل الملفات
- مهارات تحميل الملفات
- حزمة الجدارات اللطيفة
- مهارات الاتصال الفعال
- التعاون مع فريق العمل
- مهارات إدارة الوقت
- مهارات الإتيكيت والبروتوكول
- الالتزام بالزي المناسب
- مهارة حل المشكلات واتخاذ القرارات
- التدريب والتطوير الذاتي
- مهارات القراءة السريعة
- مهارات التلخيص والاختزال
- مهارات التفكير المنطقي
- مهارات التفكير الناقد
- سرعة البديهة
- تنمية الطلاقة اللفظية
- مهارات العرض والتقديم
- تطوير اللغات الاجنبية
- التركيز والترتيب والتنظيم
- مهارات الإنصات والانتباه
- المساعدة والتعاون
- اللياقة وحسن التصرف
- التوازن النفسي والانفعالي